Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación

2. Marco legal y objeto

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Capítulo 25, Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes. Su objeto es establecer los criterios con los que SISTECOL recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos personales que trata como Responsable y como Encargado del Tratamiento.

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Transmisión: comunicación de datos del Responsable al Encargado, dentro o fuera del país, para que este realice un tratamiento por cuenta de aquel.
• Transferencia: envío de datos a otro Responsable, dentro o fuera del país.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, origen racial, orientación política, datos biométricos, entre otros).

4. Principios

SISTECOL aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. Tratamientos como Responsable y finalidades

6. Tratamientos como Encargado

En la prestación de sus servicios de software, alojamiento y custodia, SISTECOL trata, por cuenta de sus clientes, las bases de datos que estos le transmiten. En esos casos:

• El cliente es el Responsable y SISTECOL trata los datos exclusivamente conforme a sus instrucciones y a las finalidades pactadas en el contrato de transmisión.
• SISTECOL no usa los datos para fines propios, no los transfiere ni los comunica a terceros y no los recolecta directamente de los titulares.
• Cumple los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos conservar la información con las medidas de seguridad necesarias, informar al Responsable sobre incidentes, dar trámite a las consultas y reclamos que le traslade el Responsable y abstenerse de circular la información.
• Si un titular se dirige directamente a SISTECOL respecto de una base de la que es Encargado, SISTECOL traslada la solicitud al Responsable dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y le informa al titular.
• Al terminar el servicio, SISTECOL devuelve los datos al Responsable y los suprime de forma segura, salvo que el Responsable indique otra cosa por escrito.

7. Datos sensibles y de menores

SISTECOL solo trata datos sensibles cuando la ley lo permite y con autorización explícita, informando al titular que no está obligado a suministrarlos. No trata datos de niños, niñas y adolescentes como Responsable, salvo los de naturaleza pública o los necesarios por obligaciones legales laborales (por ejemplo, beneficiarios de seguridad social), siempre respetando sus derechos prevalentes.

8. Autorización y conservación de la prueba

• La autorización se obtiene antes del tratamiento, por medios escritos, electrónicos (formularios web con casilla de aceptación, correo electrónico) o conductas inequívocas, conforme al Decreto 1377 de 2013.
• SISTECOL conserva la prueba de la autorización (documento firmado, registro electrónico con fecha, hora y origen, o mensaje de datos) durante el tiempo que dure el tratamiento y el que sea necesario para atender reclamaciones.
• No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, datos de naturaleza pública o requeridos por autoridad competente).

9. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite ante SISTECOL.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

10.1 Canales de atención

• Correo electrónico: protecciondatos@netsolin.com
• Comunicación escrita: Carrera 32 N.º 25B-25 Oficina 101, Bogotá D.C.
• Teléfono: 314 237 6479 (orientación sobre el trámite).

Área responsable de la atención: Representación Legal (Pedro Orlando Prado Salinas), con el apoyo de la Dirección Técnica.

10.2 Consultas

Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible atenderlas en ese término, se informa al titular el motivo y la fecha de respuesta, que no excederá de cinco (5) días hábiles adicionales.

10.3 Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria)

1. El reclamo debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que quiera hacer valer.
2. Si el reclamo está incompleto, se requiere al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si transcurren dos (2) meses sin que complete la información, se entiende que desistió.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluye en la base la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
4. El término máximo de respuesta es de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles más, informando al titular.

La supresión y la revocatoria no proceden cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

11. Transmisiones y transferencias

SISTECOL puede transmitir datos a proveedores de infraestructura tecnológica (centros de datos y almacenamiento de respaldos) ubicados en Colombia o en el exterior, incluido Estados Unidos, país con nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio. Estas transmisiones se hacen bajo contratos que garantizan la seguridad y confidencialidad de la información, y con cifrado controlado por SISTECOL. No se transfieren datos a terceros Responsables salvo por autorización del titular o por mandato legal.

12. Seguridad de la información

SISTECOL adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas se describen en la Política de Seguridad de la Información SISTECOL-PO-01.

13. Registro Nacional de Bases de Datos

SISTECOL inscribe sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando la normativa vigente lo obliga. En los tratamientos como Encargado, suministra al Responsable la información necesaria para que este reporte a SISTECOL como Encargado en el RNBD.

14. Aviso de Privacidad

Cuando no sea posible poner a disposición del titular esta política, SISTECOL utilizará el siguiente aviso:

"Sistemas Integrales de Colombia S.A.S. (SISTECOL), NIT 830.099.553-8, con domicilio en Bogotá D.C., Carrera 32 N.º 25B-25 Oficina 101, teléfono 314 237 6479, como Responsable del Tratamiento, le informa que sus datos personales serán tratados para gestionar la relación comercial o contractual, prestar nuestros servicios, facturar, cumplir obligaciones legales y enviar información sobre nuestros productos. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, a solicitar prueba de la autorización y a revocarla, en los términos de la Ley 1581 de 2012. Las respuestas a preguntas sobre datos sensibles son facultativas. Puede ejercer sus derechos a través de protecciondatos@netsolin.com. Consulte nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales en www.netsolin.com."

15. Vigencia

Esta política (versión 1.0) rige a partir de su publicación en www.netsolin.com/politica-datos, en septiembre de 2026. Las bases de datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales. Cualquier cambio sustancial se comunicará oportunamente a los titulares a través de www.netsolin.com.